ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ประกอบกิจการค้าปลีก ซึ่งประสงค์จะใช้เครื่องบันทึกการเก็บเงิน เพื่อออกใบกำกับภาษีอย่างย่อ ให้ยื่นคำขออนุมัติต่ออธิบดี และการใช้เครื่องบันทึกการเก็บเงินดังกล่าว จะต้องปฏิบัติตามระเบียบว่าด้วยหลักเกณฑ์ วิธีการ และเงื่อนไขเกี่ยวกับการใช้เครื่องบันทึกการเก็บเงิน ที่อธิบดีกรมสรรพากรกาหนด (ศึกษารายละเอียดได้จากประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 46) ลงวันที่ 29 มีนาคม 2536)
คำขออนุมัติให้ยื่นตามแบบที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนด โดยจะต้องแนบเอกสารและรายการดังต่อไปนี้พร้อมกับคำขออนุมัติ
(1) คุณสมบัติโดยย่อของเครื่องบันทึกการเก็บเงิน
(2) รายละเอียดรุ่น ยี่ห้อ หมายเลขประจำเครื่อง (Serial Number) และจำนวนเครื่องบันทึกการเก็บเงินที่ขออนุมัติ
(3) แผนผังแสดงตำแหน่งการวางเครื่องบันทึกการเก็บเงิน
(4) ในกรณีที่มีการต่อเชื่อมเครื่องบันทึกการเก็บเงินเข้ากับอุปกรณ์คอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์อื่น ให้แสดงแผนผังระบบการต่อเชื่อมดังกล่าวด้วย
(5) ตัวอย่างใบกำกับภาษีอย่างย่อ และตัวอย่างรายงานการขายสินค้าหรือการให้บริการประจาวันที่ออกด้วยเครื่องบันทึกการเก็บเงิน
โดยยื่นต่ออธิบดีกรมสรรพากรผ่านสรรพากรพื้นที่ในเขตท้องที่ที่สถานประกอบการตั้งอยู่ ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่มีสถานประกอบการหลายแห่งให้ยื่นผ่านสรรพากรพื้นที่ในเขตท้องที่ที่สถานประกอบการที่เป็นสำนักงานใหญ่ตั้งอยู่ โดยต้องยื่นคำขออนุมัติเป็นรายสถานประกอบการ และกรณีผู้ประกอบการที่อยู่ในความรับผิดชอบของสำนักบริหารภาษีธุรกิจขนาดใหญ่ ให้ยื่นคำขออนุมัติผ่านผู้อานวยการสานักบริหารภาษีธุรกิจขนาดใหญ่
การใช้เครื่องบันทึกการเก็บเงินเพื่อออกใบกำกับภาษีอย่างย่อ เป็นความสะดวกของผู้ประกอบการฯ ที่ไม่ต้องมีภาระในการเขียน หรือพิมพ์ใบกำกับภาษี โดยเฉพาะกิจการค้าปลีกซึ่งขายสินค้าหรือให้บริการแก่บุคคลจานวนมาก และยังง่ายต่อการควบคุมตรวจสอบของเจ้าหน้าที่ด้วย
อย่างไรก็ดี การใช้เครื่องบันทึกการเก็บเงินจะต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์ วิธีการ และเงื่อนไขที่อธิบดีกรมสรรพากรกาหนดตามประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 46) ลงวันที่ 29 มีนาคม พ.ศ. 2536ทั้งนี้ จะต้องได้รับอนุมัติจากอธิบดีกรมสรรพากรก่อนจึงจะใช้เครื่องบันทึกการเก็บเงินได้ มิฉะนั้น มีความผิดตามมาตรา 90/3(2) แห่งประมวลรัษฎากร ต้องระวางโทษจาคุกไม่เกิน 6 เดือน หรือปรับไม่เกินหนึ่งหมื่นบาทหรือทั้งจาทั้งปรับ